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  学籍管理科工作职责
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一、执行学院学籍管理规定,拟(修)订、完善学籍管理的规章制度。

二、负责学生学籍管理,审查并办理学生的学籍异动(如休学、复学、转学、退学、转专业、注销学籍、保留学籍等)。

三、负责新增专业学士学位授予权的申报工作。

四、负责学生的课程成绩管理,审查学生毕业资格、学位资格。

五、负责办理学历证书、学位证书发放工作。

六、负责编制校历。

七、负责填报各类全日制在校生数据报表。

八、完成处领导布置的其它工作。

 

学籍管理工作办理流程

 

1、休学:

本人提出书面申请→按表格的要求填写《韩山师范学院学生休学申请表》→系领导签署意见(如学生因病申请休学,应持有二级甲等以上医院诊断,经学校医院复查并签署意见)→教务处领导审查、学院领导审批→教务处签发有关文件通知→办理学籍异动。

2、复学:

本人提出书面申请→按表格的要求填写《韩山师范学院学生复学申请表》→系领导签署意见(如学生因病休学,应持有二级甲等以上医院诊断,经学校医院复查合格并签署意见)→教务处领导审查、学院领导审批→教务处签发有关文件通知→办理学籍异动。

3、申请退学:

本人提出书面申请→按表格的要求填写《韩山师范学院学生退学申请表》→系领导签署意见(如学生因病申请退学,应持有二级甲等以上医院诊断,经学校医院复查并签署意见)→教务处领导审查、学院领导审批→学院签发有关文件通知→办理学籍异动→学生办理离校手续传递单→领取学生成绩表、肄业证书(学满一学年以上)。

4、处理退学:

根据《韩山师范学院学生管理规定》中有关退学条款,系提出退学处理意见→教务处领导审查、报学院院长办公会议审批→学院签发有关文件通知→办理学籍异动→学生办理离校手续传递单→领取学生成绩表、肄业证书(学满一学年以上)。

5、转专业:

本人提出书面申请→按表格的要求填写《韩山师范学院转专业申请表》→转出系进行审查、签署意见→教务处审核、统计→拟转入系进行专业基础知识测试,签署意见→教务处领导审核、报学院院长办公会议审批→教务处签发有关文件通知→办理学籍异动。

6、补发毕业证明书:

本人申请 →

提供相关材料(登报声明作废或遗失声明、本人身份证(护照)复印件、2001年前毕业的学生正身免冠两寸照片1张、

所在工作单位签署意见、学历证书签领表复印件)→填写《补发毕业证明书审批表》→教务处领导审查批→补发毕业证明书。

7、新生编班编学号:

学院招生办在新生入学报到前发送新生录取数据(Excel电子文档)到新生所在系→各系对已报到入学的新生编班编学号,把完整的班号和学号增加到Excel电子文档上→在学校规定的新生入学报到时间后()周内将Excel电子文档返回教务处教学管理科。

要求:

(1)招生办发出和各系返回的Excel电子文档所有字段都为字符型,返回的文档至少包含考号、学号、姓名、性别、班号五个字段。

(2)学号的编排连接以考号为关键字段(学生实际就读应注意该学号是编学号时所连接的考号),学号的编排要连续中间不得有空号和重复。

(3)原有数据信息不得改动和删除。

 

成绩管理工作办理流程

 

1、教师录入课程成绩的操作步骤:

韩山师范学院主页→教务系统(服务器一或二)→现代教务管理系统之WEB服务管理子系统→用户登录(填写“用户名称”、“用户口令”均为教师编号,选择“教师”角色,点击“登录”)→WEB服务管理子系统→“成绩录入”中选择“课程”名→输入“课程密码”(课程密码在课程开设系的教务员处领取)→进入课程成绩录入(有平时、期中、期末、实验成绩的,必须如实按百分制录入,注意修改各项成绩所占百分比)→待全部成绩录入并核对无误后,点“提交”,系统会自动生成总评成绩。

2、教师上报“课程成绩登记表”的操作步骤:

录入完成绩点“提交”后→选择“输出打印”→出现“打印成绩录入对话框”→选择“格式一”导出→打印一式两份→一份上报课程开设系的教务员,一份自存。(注:非毕业班任课教师应于考试/考查后五天内、毕业班应于三天内上报成绩)

3、教务员上报“班级成绩汇总表”的操作步骤:

现代教学管理系统→用户登录(用户名、口令)→“成绩管理”→“查询、打印”→“班级成绩汇总表”→选择学年、学期、院系、年级、专业、班级信息后点“统计输出”

→打印一式两份→一份上报教务处教学管理科,一份自存。(注:在最后一门课程考试结束后十天之内上报)

4、教务员上报“不及格(缓考)学生名单”的操作步骤:

现代教学管理系统→用户登录(用户名、口令)→“成绩管理”→“查询、打印”→“学期不及格名单”→选择学年、学期、院系、专业信息点“确定”后显示记录→用工具栏中的“Excel”导出→在“输出数据到Excel的设置栏”中选择学号、姓名、学院、班级、课程名称、学分、课程性质、总评成绩项后“确定”

→打印一式两份→一份上报教务处教学管理科,一份自存。(注:在最后一门课程考试结束后十天之内上报)

5、课程成绩修改:

教师书面写出情况说明,提供修改依据→系主任审查、签名、加盖公章→教务处领导审批→教务处教学管理科修改成绩。(注:在开学初前四周内修改)

6、打印成绩单的操作步骤:

现代教学管理系统→用户登录(用户名、口令)→“毕业生管理”→毕业成绩总表→A3/A4幅面成绩总表→选择“最高成绩”或“全程成绩”→选择“院系、班级”、报表大小选择“A4”,点“查询”

→出现学生名单,选择“学号”后,点“预览/打印” →显示“韩山师范学院学生学业成绩单”(A4)→点击工具栏中“打印”标志打印。


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